助理文書主任 ACO 招聘簡介

因為曾經考過兩次,有踏足成為過ACO,也有reject過offer,今天看到又再招聘,所以分享一下多年經驗。

I. 2018年ACO招聘資料

部門: 政府各局及部門

職位名稱: 助理文書主任

薪酬: 總薪級表第3點 (每月港幣14,780元) 至總薪級表第15點 (每月港幣30,165元)〔附註(e)〕。

入職條件: 申請人必須(a)(i)在香港中學文憑考試五科考獲第2級或同等[註(1)]或以上成績[註(2)],其中一科為數學,或具同等學歷;或(ii)在香港中學會考五科考獲第2級[註(3)]/E級或以上成績[註(2)],其中一科為數學,或具同等學歷;(b) 符合語文能力要求,即在香港中學文憑考試或香港中學會考中國語文科和英國語文科考獲第2級[註(3)]或以上成績,或具同等成績;以及(c)中文文書處理速度達每分鐘20字及英文文書處理速度達每分鐘30字,並具備一般商業電腦軟件的應用知識[註(4)]。

註: (1) 政府在聘任公務員時,香港中學文憑考試應用學習科目(最多計算兩科)「達標」成績,以及其他語言科目E級成績,會被視為相等於新高中科目第2級成績。
(2) 有關科目可包括中國語文科及英國語文科。
(3) 政府在聘任公務員時,2007年前的香港中學會考中國語文科和英國語文科(課程乙) E級成績,在行政上會被視為等同2007年或之後香港中學會考中國語文科和英國語文科第2級成績。
(4) 申請人如獲邀參加中文及英文文書處理速度測驗及一般商業電腦軟件(包括Microsoft Office Word 2013及Excel 2013)應用知識測驗(簡稱「技能測驗」),通常會在2019年2月或之前接獲通知。申請人如未獲邀參加技能測驗,可視作已經落選。申請人可於公務員事務局網站參閱此招聘計劃的進度(http://www.csb.gov.hk/tc_chi/grade/cs/2323.html)。
(5) 申請人獲邀請參加技能測驗或招聘面試,並不表示其已符合此職位的入職條件。
(6) 由於邀請信或通知信將以電郵方式寄出,申請人須於申請書上提供正確的電郵地址,並有責任查閱電郵,以確保邀請信或通知信妥為收悉。
(7) 為提高大眾對《基本法》的認識並在社會上推廣學習《基本法》的風氣,政府會測試應徵公務員職位人士的《基本法》知識。獲邀出席招聘面試的申請人,須參加在面試開始前或結束後舉行的《基本法》筆試。申請人在《基本法》知識測試的表現會佔其整體表現的一個適當比重。

職責: 助理文書主任主要執行與下列一項或多項職能範圍有關的一般文書職責,其中可能涉及多類範疇的職務:
(a)一般辦公室支援服務;
(b)人事;
(c)財務及會計;
(d)顧客服務;
(e)發牌及註冊;
(f)向政府律師提供支援,並為法官和法庭使用者提供法庭支援及事務室服務;
(g)統計職務;
(h)資訊科技支援服務;
以及(i)其他部門支援服務。
助理文書主任會調派至本港任何一個地區的政府辦事處工作,在執行職務時須使用資訊科技應用軟件,並可能須不定時或輪班工作和在工作時穿着制服。

II. 申請到成功/失敗時程

1. 政府發佈招聘廣告

2. 收獲通知電腦技能測試通知書

3. 約1個月(工作天)後,前往參加電腦技能測試

4. 約1個月至2個月(工作天)後,合格者收獲面試通知書

5. 約1個月(工作天)後,前往參加面試

6. 約1個月至七個星期後,面試高分者收獲聘請通知書

7. 約1個月後,正式Report Duty

8. 如面試後1個月至七個星期後沒收到獲聘通知書,約2個月後或直到大榜才會收到獲聘通知書

9. 如到大榜也沒有收到獲聘通知書,將一定收到候補或拒絕通知書。
III. 準備應付電腦技能測試

1. 把速成或倉頡碼背熟,並且多利用電腦來打字。筆者建議多用電腦與朋友聊天,功效會更好。

2. 於網上或書店,找尋Word和Excel的基本功。
如:http://spreadsheets.about.com/od/excel101/a/tutorial_hub.htm

3. 於家中每天找時間練習Word和Excel,最少要有七成熟!

4. Word要大約知道怎分行、隔段、文字美術師等等;Excel要大約知道怎樣加數、除數、平均數等等。

5. 於網上找尋打字測試的網站,以測試自己打字的實力。
如:www.typingtest.com

IV. 電腦技能測試注意事項

1. 考試時間90分鐘,15分鐘前要到達考試地點出示身份證及信件,遲到者一律不得進入考試室。

2. 不准在試卷上書寫,亦不可帶走 / 複製答題卷及考卷。

3. OS:Win XP、Office版本:MS Office 2007

4. 開始考試前有5分鐘熟習電腦。

5. 需留意監考員指示方可操作電腦或開始答題。

6. 每部份測驗完畢後,監考人員會逐一收回考生試卷及列印,之後考生須在答題卷上簽名。

7. 中文字速要求:20wpm、英文字速要求:30wpm

8. 中英文打字各為時5分鐘,不可更改格式、字型、字體大小,否則扣分。

9.每段開始前需打一下tab,按試題內容輸入文字。文字輸入行尾會自動換行。完成一整段才按enter,行與段間不用隔行。不可使用cut and paste功能。

10.typing test合格指標以頭20字(中文)、頭30字(英文)為準。如在指定時間已完成及格所需字數,應先核對所已完成部份,時間許可才繼續輸入其他。

11. 中文輸入可用力衡廣東話、力衡漢語、以及win xp內包括的各種輸入法輸入,不可啟動相關字詞,或利用其他方法取碼。

12.英文打字不能使用自動拚字檢查或自動校正。標點符號及隨後英文字母要留空位,句號、問號、感嘆號要留兩個空位,其他則留一個。

13. word及excel測驗各為時15分鐘,不准使用計算機、小算盤、測驗開始前有四分鐘閱讀兩條題目,於監考員示後開始作答。

14.除非有特別指示,不要更改檔案內文件格式。

15 ms word測驗範圍:輸入及插入文字、日期及時間、符號、圖文框及註腳、字型、字體、對齊、縮排、行距、分欄、項目符號、頁首及頁尾、表格運用、版面配置、文字藝術師、插入物件、圖片、物件或美工圖案。

16.ms excel測驗範圍:輸入、修改、搬移、複製數值及文字、格式、工作表的格式、公式及函數運用、複製公式及參照地址、版面設定、圖表製作及設定。

V. 面試的事前功夫:

1. 每天都要看報紙,時事新聞是見政府工的必要知識。

2. 練習英文基本功,最重要是閱讀&朗讀,每天讀一篇英文文章。

3. 培養友善有禮,這一點除了面試重要之外,做人當然也要友善有禮。變成習慣後,也不用於面試時戴假面具。

4. 每天用10分鐘來想一下平常工作遇到的難題,自己又會怎樣有效地解決,以應付面試時的處境題。

5. 把ACO的職責背到滾瓜爛熟!

6. 找朋友練習面試的處境,培養好膽量,不要到時候才怯場。

7. 買一套斯斯文文的面試套裝,西裝大褸可以免卻,但恤衫、西褲/裙、黑鞋不可少。如果金錢許可下,買一副眼鏡來戴,斯斯文文可加分。
「英國「每日郵報」(Daily Mail)報導,根據一項研究,戴眼鏡參加面試的求職者,比較可能被僱用。」

8. 最後就是準備好自我介紹,最好就是隱惡揚善啦!

VI. ACO面試注意事項:

(i) 當收到面試通知信後,首先要做的不是準備面試試題,而是檢查清楚所填的學歷和工作證明的文件齊不齊全。因為面試時需要出示所關的文件,所以發現遺漏就盡快補領。

(ii) 準備好面試時所穿的衣著,不一定要西裝外套,但是斯文的恤衫、西褲/裙、黑鞋就是必須的。如果沒有眼鏡的大家,有多餘的錢的話可以配戴一副平光鏡。

(iii) 環境情況許可下,請大家有充足的睡眠和修理一下自己的儀容,因為與(ii)一樣,其實外觀的印象分也很重要。

(iv) 準備好與外觀有關的事情後,就來到準備應付面試的試題。試題主要分為自我介紹、英文題、時事題、處境題和問與答,可以先準備自己的弱項,再準備自己的強項。

(v) 自我介紹:其實去任何工作的面試大多都會有自我介紹的環節,講一下自己最近的學歷和最近三四年的工作即可。但需要記得大家自我介紹的內容是有機會被考官反問的,所以準備自我介紹時,也要想一下考官會怎樣反問。

(vi) 英文題:需要大家唸一篇英文文章,然後考官再以文章的內容詢問大家。大家平常要多看多聽多講,例如多看英文劇集或電影,注意外國人的發音咬字技巧。還有多看英文報紙、雜誌和網站,如喜歡遊戲就多玩英文版本,有助閱讀能力。因為文章的字數約為一百五十至二百字,內容不能猜測,所以大家只能打好基礎。

(vii) 時事題:時事題的範圍約為半年以內的大小新聞,如果剛巧沒有留意該段新聞不需要緊張,屆時以自己的常識回答即可。而大家平常就最少花十分鐘時間看一下報紙,不論免費報紙、用錢買的或APPS新聞也好,注意一下發生的新聞是必須的。於看新聞時也要記得想一下對這新聞的想法,屆時面試時怎樣回答。

(viii) 處境題:其實問題多大與大家工作周遭發生的事有關,如果您是下屬,可以留意上司怎樣分派工作;如果您是上司,就可以留意一下自己怎樣調配工作。因為ACO是屬於有機會擁有下屬的崗位,所以問題自然會出於怎樣管理工作和下屬有關,溫習的出發點就在於這兩方面。

(ix) 問與答:最重要是不要問多於一條的問題,不然會越問越錯。如果要問就只問什麼時候知道結果就好了。當然,不問問題也是可以的。
VII. ACO坊間潛規則傳聞 :
(i) 越高學歷就可以越先得到電腦技能測試和面試機會。

(ii) 面試後的大約一個月工作天,每隔兩星期就會發放一次Offer信。

(iii) 以往工作經驗「有可能」影響將來被指派的部門。

(iv) 完成所有考試和面試後,可以經以下網址,填寫表格後查詢自己的成績:
http://www.csb.gov.hk/tc_chi/aboutus/org/others/379.html
http://www.pcpd.org.hk/chinese/publications/files/Dformc.pdf

(v) 收到聘請信後,需要上三天訓練堂後才會知道派位結果,但確認上堂時已是正式聘任,派位後也不能立即申請調離部門,所以要慎重考慮是否入職。

(vi) 如覺得入職後不滿,需要約三年才能入表調離部門,實際時間依各部門所需,平均約為需要四至五年才可調走。

(vii) 亦因為入職後,有部份人不滿職責,所以會選擇離職。所以收到On Waiting List的各位也不用灰心,仍有機會獲聘。

免責聲明:以上都只是本人見解,只作參考,所有準則都是香港政府決定或可能有所更改的。

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